9 Λειτουργίες ενός Property Management System για να Επιλέξετε το Κατάλληλο

Αρκετά πράγματα πρέπει να ληφθούν υπόψη όταν συζητάμε για τις λειτουργίες ενός σύστημα διαχείρισης καταλύματος (PMS). 

Ένα καλό PMS είναι εξίσου σημαντικό με το να έχετε ένα εξαιρετικό προσωπικό για τη διαχείριση των λειτουργιών σας. 

Είναι καθοριστικό για τη διαχείριση κρατήσεων, check-in, εργασιών housekeeping και τη βελτιστοποίηση δραστηριοτήτων που δημιουργούν έσοδα και καθορίζουν τις τιμές δωματίων. 

Το όνειρο κάθε ξενοδόχου είναι να απλοποιήσει κάθε πτυχή της ροής εργασίας του, καθιστώντας την ομάδα του πιο αποδοτική και αυξάνοντας τα έσοδα. 

Γνωρίζοντας ποιες λειτουργίες χρειάζεστε, μπορείτε να αξιοποιήσετε την τεχνολογία προς όφελός σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε ορισμένες βασικές λειτουργίες που θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε τι πρέπει να περιλαμβάνει το λογισμικό σας, ώστε να επιλέξετε το κατάλληλο PMS για την επιχείρησή σας.

Ας ξεκινήσουμε!

Πώς Μπορεί ένα Σύστημα PMS να Βοηθήσει την Επιχείρησή σας;

Ένα property management system (PMS) είναι ένα λογισμικό που σας βοηθά να οργανώνετε, προγραμματίζετε και διαχειρίζεστε τις καθημερινές εργασίες της επιχείρησής σας φιλοξενίας. 

Ανάλογα με το λογισμικό, μπορεί να διαχειρίζεται κρατήσεις, εργασίες reception και back office, διαχείριση καναλιών και εσόδων, επικοινωνία με τους πελάτες, συντήρηση, housekeeping και άλλα.

Παρόλο που το λογισμικό PMS χρησιμοποιούνταν παραδοσιακά από ξενοδοχεία, σήμερα χρησιμοποιείται από διάφορους τύπους καταλυμάτων, όπως:

• Ξενοδοχεία
• Ξενώνες
• Διαμερίσματα
• Βίλες
• Εξοχικές κατοικίες και καταλύματα διακοπών
• Μόνιμες και οικιστικές ιδιοκτησίες
• Φοιτητικές κατοικίες κ.λπ.

Οι ανάγκες σας σε λογισμικό διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του καταλύματος που διαχειρίζεστε. 

Πολλά συστήματα PMS σάς επιτρέπουν να επιλέξετε τα modules και τις λειτουργίες που ταιριάζουν καλύτερα στο μέγεθος και τον τύπο του καταλύματός σας.

Το ερώτημα είναι: Ποια modules και λειτουργίες είναι οι καλύτερες για εσάς;

Ας δούμε πιο αναλυτικά τα βασικά χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες ενός property management system.

9 Λειτουργίες Ενός Καλού Property Management System

1. Διαχείριση Κρατήσεων

Η διαχείριση κρατήσεων αποτελεί βασικό κομμάτι ενός συστήματος διαχείρισης ξενοδοχείων (PMS), καθώς η αποφυγή υπερκράτησης είναι καθοριστική για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας. 

Ένα καλό σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείων (PMS) σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις κρατήσεις των πελατών σας online. 

Θα πρέπει να μπορείτε εύκολα να διαχειρίζεστε online κρατήσεις, να παρακολουθείτε τις λεπτομέρειες και τα ειδικά αιτήματα κάθε κράτησης και να ελέγχετε τη διαθεσιμότητα δωματίων.

Όταν επιλέγετε ένα PMS, διαλέξτε ένα που: 

• Σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε εργασίες και να διαχειρίζεστε κρατήσεις από οποιαδήποτε συσκευή, καθώς οι σύγχρονοι διευθυντές ξενοδοχείων συχνά βρίσκονται εν κινήσει. 
• Σας προσφέρει έναν άρτιο σχεδιασμό, ώστε να μπορείτε εύκολα να βλέπετε και να αναζητάτε κρατήσεις με βάση διάφορα κριτήρια, αποφεύγοντας να χάσετε σημαντικές λεπτομέρειες. 
• Για ομαδικές κρατήσεις, βεβαιωθείτε ότι το σύστημα μπορεί να διαχειριστεί μεγάλες ομάδες, συμπεριλαμβανομένων των μπλοκ δωματίων, της αποστολής συνδέσμων κράτησης και της αποτελεσματικής διαχείρισης στοιχείων χρέωσης.

Συμβουλή ειδικού:

Με το OTA Sync της διαχείριση καταλύματος, μπορείτε εύκολα να διαχειρίζεστε την καθημερινή σας λειτουργία από ένα μόνο σημείο.

Ο πίνακας ελέγχου πολλαπλών καταλυμάτων μας σάς επιτρέπει εύκολα να διαχειρίζεστε πολλαπλά καταλύματα από έναν κεντρικό πίνακα ελέγχου.

Είτε διαχειρίζεστε ξενοδοχεία, ξενώνες, βίλες, ενοικιαζόμενα διαμερίσματα ή άλλου τύπου καταλύματα, ο πίνακας ελέγχου εμφανίζει όλα τα καταλύματά σας μαζί με επιπλέον πληροφορίες κρατήσεων.

2. Μηχανή Online Κρατήσεων

Η επιλογή λογισμικού PMS με μηχανή κρατήσεων χωρίς προμήθειες μπορεί να είναι καθοριστική για την ανάπτυξη του ξενοδοχείου σας. 

Απλοποιεί τη διαδικασία κράτησης, βοηθώντας σας να προσελκύσετε περισσότερες απευθείας κρατήσεις και να μειώσετε την εξάρτηση από OTAs. 

Αυτό δίνει στα ξενοδοχεία μεγαλύτερο έλεγχο στο απόθεμα και στην τιμολόγησή τους.

Παράλληλα, διευκολύνει τη διαδικασία κράτησης, μειώνει την εξάρτηση από τα ταξιδιωτικά πρακτορεία online (OTAs) και αυξάνει τα έσοδα αποφεύγοντας τις προμήθειες τρίτων.

Με ένα PMS που περιλαμβάνει μηχανή κρατήσεων, οι ανησυχίες για ενσωμάτωση περιορίζονται στο ελάχιστο. 

Βεβαιωθείτε ότι η μηχανή κρατήσεων ενσωματώνεται ομαλά με τον ιστότοπο και τα κοινωνικά σας δίκτυα, δίνοντας προτεραιότητα στην ταχύτητα φόρτωσης και στη φιλικότητα προς τον χρήστη, ιδιαίτερα σε κινητές συσκευές.

Συμβουλή ειδικού:

Με το OTA Sync της μηχανής κρατήσεων, μπορείτε να επιτρέψετε στους πελάτες σας να βλέπουν σε πραγματικό χρόνο τη διαθεσιμότητα και τις τιμές, μαζί με ειδικές προσφορές, ενισχύοντας τις απευθείας κρατήσεις στον ιστότοπό σας.

Απλώς συνδέστε την με τον ιστότοπό σας, ορίστε την προσφορά και τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίζονται, και είστε έτοιμοι.

3. Διαχείριση Καναλιών

Μια εξαιρετική λειτουργία PMS που μπορεί να βελτιώσει την επιχείρησή σας είναι η δυνατότητα να μοιράζεστε το απόθεμά σας σε διάφορα online κανάλια διανομής και να συγχρονίζετε τις πληροφορίες με το PMS σας σε πραγματικό χρόνο. 

Ένας διαχειριστής καναλιών σάς βοηθά να αυξήσετε την online προβολή σας και φέρετε περισσότερες κρατήσεις και κερδοφορία. 

Είτε χρειάζεται να ενημερώσετε τη διαθεσιμότητα είτε να αλλάξετε τιμές, μπορείτε να κάνετε τα πάντα μέσα από το PMS σας και αυτά θα ενημερώνονται αυτόματα σε όλα τα κανάλια κρατήσεων. 

Το σπουδαίο είναι ότι οι νέες online κρατήσεις καταλήγουν απευθείας στο PMS σας, οπότε έχετε πάντα τον έλεγχο της πληρότητάς σας και μπορείτε να αντιδράσετε γρήγορα όποτε χρειαστεί. 

Θα πρέπει να αναζητήσετε έναν channel manager με ισχυρές αμφίδρομες συνδέσεις με τους μεγαλύτερους online ταξιδιωτικούς πράκτορες (OTA), όπως το Airbnb, Booking, το Expedia, παρόχους GDS και άλλα.

Συμβουλή ειδικού:

Με Συγχρονισμός OTA channel manager μπορείτε να διαχειρίζεστε εύκολα όλες τις καταχωρήσεις σας από ένα σημείο.

Απλώς συνδέστε και συγχρονίστε τα κανάλια OTA σας και είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε.

4. Επεξεργασία Πληρωμών

Αν το PMS που εξετάζετε δεν διαθέτει επεξεργαστή πληρωμών ή πύλη πληρωμών που να δέχεται διάφορες πιστωτικές κάρτες ή να ενσωματώνεται με σύστημα πωλήσεων (POS), θα χρειαστεί να διαχειρίζεστε τις πληρωμές χειροκίνητα. 

Αυτό περιλαμβάνει εργασίες όπως αναφορές, συμφωνίες λογαριασμών και διαχείριση χρεωστικών αμφισβητήσεων, όλα τα οποία αυξάνουν τον κίνδυνο λαθών όταν γίνονται χειροκίνητα, καθώς και τον όγκο των εργασιών που πρέπει να διαχειριστείτε.

Έχοντας έναν ενσωματωμένο επεξεργαστή πληρωμών στο PMS σας, μπορείτε να απλοποιήσετε τις πληρωμές των επισκεπτών και τη λογιστική, ενώ παράλληλα εξασφαλίζετε πιο ακριβείς αναφορές. 

Θα σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από περιττές εργασίες, ώστε να εστιάσετε σε αυτό που κάνετε καλύτερα, δηλαδή στη διαχείριση της επιχείρησής σας και στη βελτίωση της εξυπηρέτησης των επισκεπτών σας.

Συμβουλή ειδικού:

Με το OTA Payments, μια πλήρως ενσωματωμένη πύλη πληρωμών, μπορείτε να επεξεργάζεστε πληρωμές αυτόματα και άμεσα με ένα μόνο κλικ.

Όταν οι μελλοντικοί σας επισκέπτες κάνουν κράτηση, μπορούν να πληρώσουν εύκολα και αξιόπιστα τα έξοδα διαμονής και άλλες χρεώσεις, όπως φόρους και επιπλέον υπηρεσίες.

5. Διαχείριση Ορόφου & Συντήρησης

Όταν ένα σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείου περιλαμβάνει λειτουργία ορόφου, εργασίες όπως η ανάθεση καθαρισμού δωματίων στο κατάλληλο προσωπικό και η ενημέρωση της κατάστασης των δωματίων γίνονται πιο εύκολες. 

Μια αναφορά ορόφου αποτελεί μέρος αυτής της λειτουργίας. 

Διασφαλίζει ότι τα δωμάτια του ξενοδοχείου διαθέτουν επαρκή απόθεμα από είδη περιποίησης, σαπούνι, σαμπουάν και καθαρές πετσέτες. 

Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στο προσωπικό ορόφου να διαχειρίζεται αποτελεσματικά την κατάσταση των δωματίων και να διασφαλίζει ότι οι επισκέπτες έχουν τα απαραίτητα είδη μπάνιου.

Με το OTA Sync PMS, μπορείτε να αναθέτετε σε υπαλλήλους τον καθαρισμό συγκεκριμένων δωματίων. 

Απλώς δημιουργήστε μια αναφορά συντήρησης με ό,τι χρειάζεται να αλλαχθεί ή να καθαριστεί και μπορείτε εύκολα να την εκτυπώσετε και να την παραδώσετε στο προσωπικό ορόφου. 

Μόλις ολοκληρώσουν τις εργασίες τους, μπορείτε να ενημερώσετε την κατάσταση των δωματίων, απλοποιώντας το check-in των επισκεπτών.

6. Διαχείριση Επισκεπτών

Η εξατομικευμένη εξυπηρέτηση παίζει καθοριστικό ρόλο στην οικοδόμηση πιστότητας πελατών στον κλάδο της φιλοξενίας. 

Τα προφίλ επισκεπτών και τα εργαλεία εμπλοκής μπορούν να σας βοηθήσουν να εξατομικεύσετε τις υπηρεσίες σας ώστε να ανταποκρίνεστε στις προτιμήσεις και τις ανάγκες κάθε επισκέπτη, εξασφαλίζοντας ότι όλοι νιώθουν πολύτιμοι και σεβαστοί. Αυτή η εξατομικευμένη προσέγγιση αναβαθμίζει τη συνολική εμπειρία των επισκεπτών, αυξάνοντας τις πιθανότητες για επαναλαμβανόμενες κρατήσεις και θετικά σχόλια.

Επιλέξτε μια λύση που προσφέρει λειτουργία μηνυμάτων και δυνατότητες upsell για να απλοποιήσετε αυτή τη διαδικασία, να προσφέρετε εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών και να αυξήσετε τα έσοδά σας μέσω αναβαθμίσεων και επιπρόσθετων υπηρεσιών.

Προσφέροντας εξατομικευμένη εξυπηρέτηση, καλλιεργείτε ένα αίσθημα αφοσίωσης και οικειότητας στους επισκέπτες σας, κάτι που ενισχύει την πιστότητα των πελατών και οδηγεί σε θετικές συστάσεις από στόμα σε στόμα.

Συμβουλή ειδικού: Με το OTA Sync, μπορείτε να προσφέρετε εξατομικευμένες υπηρεσίες στους επισκέπτες σας, να βελτιστοποιείτε την τιμολόγηση του μενού και να τους προσελκύετε με upsells, ενώ παράλληλα αυξάνετε τα έσοδα του ξενοδοχείου σας.

Για να διευκολύνετε ακόμη περισσότερο τη διαδικασία, μπορείτε επίσης να τους στείλετε email επιβεβαίωσης ή τιμολόγιο απευθείας μέσα από την εφαρμογή.

7. Διαχείριση Εσόδων

Η διαχείριση εσόδων είναι ένα από τα πιο κρίσιμα χαρακτηριστικά, καθώς κανένα ξενοδοχείο ή επιχείρηση δεν μπορεί να ευημερήσει χωρίς να δημιουργεί κέρδη. 

Ένα καλό PMS θα πρέπει να απλοποιεί τη διαχείριση εσόδων, βοηθώντας σας να εξασφαλίζετε απευθείας κρατήσεις και να αυξάνετε τα κέρδη σας μειώνοντας το κόστος. 

Αναζητήστε λειτουργίες αναφορών που σας επιτρέπουν να βλέπετε και να αναλύετε αν η στρατηγική σας αποδίδει.

Με τη δυνατότητα να βλέπετε και να αναλύετε τα αποτελέσματα, μπορείτε εύκολα να προσαρμόζετε τη στρατηγική εσόδων σας όποτε χρειάζεται. 

Αυτό περιλαμβάνει τη διαχείριση ομαδικών τιμών, πακέτων προσφορών και εξατομικευμένων τιμών.

8. Αναφορές και Ανάλυση

Οι αναφορές αποτελούν θεμελιώδες στοιχείο κάθε συστήματος διαχείρισης ακινήτων. 

Παρέχουν πολύτιμα δεδομένα για τη βελτίωση της απόδοσης του καταλύματός σας και σας βοηθούν να λαμβάνετε έξυπνες αποφάσεις.

Το PMS σας αποθηκεύει στοιχεία κρατήσεων, τιμές, και δεδομένα πληρότητας, καθιστώντας εύκολη τη δημιουργία αναφορών.

Αυτές οι αναφορές καλύπτουν διάφορες πτυχές της λειτουργίας του ξενοδοχείου, από τα έσοδα και την πληρότητα έως την ικανοποίηση των επισκεπτών και τη λειτουργική αποδοτικότητα, προσφέροντάς σας μια πλήρη εικόνα της απόδοσής σας.

Επιλέξτε ένα εργαλείο που κάνει τη διαχείριση δεδομένων και τις αναφορές εύκολες και σας επιτρέπει να προσαρμόζετε τις αναφορές και να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. 

Με ένα PMS που βασίζεται στο cloud, μπορείτε εύκολα να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα, να ανταποκρίνεστε στις αλλαγές της ζήτησης, να προσαρμόζετε τις στρατηγικές σας και να βελτιστοποιείτε τις λειτουργίες σας για μεγαλύτερα έσοδα και αποδοτικότητα.

Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα σάς επιτρέπει να ορίζετε στοχευμένους δείκτες, ώστε να παρακολουθείτε την πρόοδο προς τους επιχειρηματικούς σας στόχους.

Συμβουλή ειδικού:

Φανταστείτε ότι διαφημίζετε τα καταλύματά σας μέσω καναλιών OTA, όπως το Airbnb, το Booking και άλλα.

Με τα OTA Sync Statistics, μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε την απόδοσή σας σε πραγματικό χρόνο, να δημιουργείτε αναφορές και να κατανοείτε ποιο κανάλι σας φέρνει τις περισσότερες κρατήσεις και έσοδα.

Μπορείτε επίσης να αναλύσετε την απόδοση σε μηνιαία βάση και να ανακαλύψετε από ποιες χώρες προέρχονται οι περισσότερες αφίξεις σας.

Με βάση αυτή τη διαπίστωση, μπορείτε να προσαρμόσετε τις στρατηγικές σας και να τρέξετε διαφημίσεις σε αυτές τις χώρες για να μεγιστοποιήσετε τις κρατήσεις σας.

9. Δυνατότητες Ενσωμάτωσης

Η αποτελεσματική επικοινωνία με άλλα συστήματα ξενοδοχείων και εφαρμογές τρίτων είναι απαραίτητη για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της ροής εργασίας. 

Ένα σύγχρονο PMS σάς επιτρέπει να συνδέεστε με διάφορα συστήματα, όπως POS (Σημείο Πώλησης), CRM (Διαχείριση Σχέσεων Πελατών) και πλατφόρμες διαχείρισης καναλιών.

Βεβαιωθείτε ότι το PMS σας διαθέτει πολλές λειτουργίες και φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον, κάτι που μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την επιχειρησιακή αποδοτικότητα και την ικανοποίηση των επισκεπτών στα σύγχρονα ξενοδοχεία.

Συμβουλή ειδικού:

Μπορείτε να ενσωματώσετε το OTA Sync με διάφορες πλατφόρμες εύκολα και να διαχειρίζεστε δεδομένα ή λειτουργίες που χρειάζονται οι πελάτες σας απευθείας από την εφαρμογή.

Απλώς επιλέξτε να προσαρμόσετε τα εγγενή widgets που παρέχουμε ή χρησιμοποιήστε το API μας για να αναπτύξετε τη δική σας λύση.

Επιλέξτε το Καλύτερο Σύστημα Διαχείρισης Ξενοδοχείου

Η επιλογή του καλύτερο σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείου για τις ανάγκες σας μπορεί να αποτελέσει καθοριστική κίνηση για τη λειτουργία της ξενοδοχειακής σας επιχείρησης.

Δεν είναι όλα τα προγράμματα διαχείρισης ξενοδοχείων ίδια. 

Αν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι ποιο PMS να επιλέξετε, ρίξτε μια ματιά σε αυτό το άρθρο για τα 7 Καλύτερα Συστήματα POS για Ξενοδοχεία για να σας βοηθήσει να επιλέξετε την ιδανική λύση για την επιχείρησή σας. 

Τα σύγχρονα συστήματα συνδυάζουν πολλές λειτουργίες σε ένα ενιαίο λογισμικό, ώστε η διαχείριση των επισκεπτών και του ξενοδοχείου να γίνεται πιο εύκολη και ομαλή.

Έτσι δημιουργήθηκε το OTA Sync, για να βοηθήσει ξενοδόχους και διαχειριστές ενοικιαζόμενων ακινήτων να έχουν όλα όσα χρειάζονται για το κατάλυμά τους σε ένα μέρος.

Εκτός από όλες αυτές τις λειτουργίες, το OTA Sync σάς βοηθά να:

• Πραγματοποιείτε προηγμένες λειτουργίες τιμολόγησης και να διαχωρίζετε ή να συγχωνεύετε τιμολόγια ανά είδος, δωμάτιο, επισκέπτη, ποσό κ.ά.
• Ρυθμίζετε εύκολα διαφορετικούς φόρους, προσαρμοσμένους σε διαφορετικές αγορές, ώστε να αποφεύγετε νομικές διαφορές.
• Πραγματοποιείτε φορολογική σήμανση και αυτοματοποιείτε την επικοινωνία με τις ψηφιακές φορολογικές μηχανές και την εφορία.
• Ελέγχετε το ταμείο στην αρχή και στο τέλος κάθε ημέρας για να βλέπετε τα έσοδα, τις καταθέσεις, τις αναλήψεις και άλλα.

Έτοιμοι να δοκιμάσετε τον δωρεάν λογαριασμό μας πριν πάρετε την απόφασή σας;

Εγγραφείτε για μια δωρεάν δοκιμή 14 ημερών και ανακαλύψτε πώς το OTA Sync μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε την επιχείρησή σας σήμερα, είτε πρόκειται για ξενοδοχείο είτε για ενοικιαζόμενα ακίνητα διακοπών!