Γιατί χρειάζεστε λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείου;

Ακόμα κι αν διαχειρίζεστε ένα μικρότερο ξενοδοχείο ή διαμερίσματα, με λίγες μονάδες, μπορείτε να αποκομίσετε σημαντικά οφέλη από λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείου. Μια ποικιλία λογισμικών βρίσκεται στη διάθεσή σας, το καθένα με τα δικά του ξεχωριστά πλεονεκτήματα.

ΠΟΙΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ ΥΠΑΡΧΟΥΝ;

Από μικρές μονάδες Bed’n’Breakfast μέχρι μεγάλες ξενοδοχειακές αλυσίδες, υπάρχουν δεκάδες διαφορετικά λογισμικά στην αγορά, όλα με τον ίδιο στόχο, να σας διευκολύνουν στη διαχείριση του ξενοδοχείου και να αξιοποιείτε τον χρόνο σας πιο αποδοτικά με μια βελτιωμένη εμπειρία χρήστη τόσο για εσάς όσο και για τους επισκέπτες σας.

Υπάρχει μια ιδιαίτερη δύναμη όταν έχετε μεγαλύτερο και πιο ξεκάθαρο έλεγχο στο κατάλυμά σας, όταν μπορείτε εύκολα να ελέγχετε όλες τις λειτουργίες μέσα από ένα ενιαίο σύστημα και να αξιοποιείτε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά. Πολλά λογισμικά μπορούν να σας βοηθήσουν σε αυτό, και σας προσφέρουμε μερικά από τα πιο σημαντικά:

Σύστημα διαχείρισης καναλιών (Channel manager) αυτό το ισχυρό εργαλείο μπορεί να είναι ένα από τα πιο σημαντικά συστήματα που μπορεί να διαθέτει ένα κατάλυμα. Οι δυνατότητές του είναι πολλές, αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι μπορείτε να διαφημίζεστε ταυτόχρονα σε πάνω από 50 διαδικτυακά κανάλια πωλήσεων, με όλα τα ημερολόγιά τους συνδεδεμένα μεταξύ τους. Όταν τα ημερολόγια είναι συνδεδεμένα, ελαχιστοποιείτε τον κίνδυνο προβλημάτων, όπως οι διπλές κρατήσεις (overbooking) ή οι ασυμφωνίες λόγω λανθασμένα καθορισμένων τιμών σε κάποια πλατφόρμα.

Σύστημα διαχείρισης καταλύματος (Property management system) αν θέλετε να παρακολουθείτε ξεκάθαρα την κατάσταση του καταλύματός σας ανά πάσα στιγμή, τις κρατήσεις δωματίων/διαμερισμάτων, τα αναλυτικά στοιχεία και πολλές άλλες δυνατότητες, αυτό το σύστημα είναι ιδανικό για εσάς. Αν μπορεί, μάλιστα, να συνδεθεί με το σύστημα διαχείρισης καναλιών σας, τότε αποκτάτε έναν νικητήριο συνδυασμό που αναβαθμίζει σημαντικά την επιχείρησή σας.

Μηχανή κρατήσεων Ονομάζεται και online υποδοχή. Πρόκειται για μια βελτίωση που μπορεί να ενσωματωθεί στον ιστότοπό σας και σε ορισμένα κοινωνικά δίκτυα (π.χ. Facebook). Έτσι, λειτουργεί ως ένα ακόμα κανάλι κρατήσεων, χωρίς να πληρώνετε μεγάλες προμήθειες όπως σε άλλες πλατφόρμες. Αυτή η προσθήκη δίνει στους επισκέπτες σας τη δυνατότητα να κάνουν απευθείας κράτηση για κάποιο από τα καταλύματα που προσφέρετε μέσω του ιστότοπου, χωρίς να χρειάζεται να στείλουν ερώτημα. Αυτό βελτιώνει την εμπειρία των επισκεπτών σας και τους προσφέρει ασφάλεια, καθώς δεν χρειάζεται να περιμένουν απάντηση για τη διαθεσιμότητα του καταλύματος στις επιλεγμένες ημερομηνίες. Λαμβάνουν αυτή την πληροφορία απευθείας μέσω του συστήματος, συμπληρώνουν τα απαραίτητα στοιχεία κράτησης και κλείνουν τη διαμονή τους στο κατάλυμά σας.

ΕΚΤΙΜΗΣΤΕ ΤΟΝ ΧΡΟΝΟ ΣΑΣ

Κάθε επαγγελματίας στον κλάδο του έχει ενισχύσεις, συνήθως συνεργάτες, υπαλλήλους του ξενοδοχείου ή ανθρώπους που τον βοηθούν να ισορροπήσει τις υποχρεώσεις του κατά καιρούς. Οι νέες τεχνολογίες είναι ο ιδανικός σας επιχειρηματικός συνεργάτης! Η αυτοματοποίηση και η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών οδηγούν σε πιο αποδοτική αξιοποίηση του χρόνου.

Αν διαφημίζετε τα διαμερίσματα, τη βίλα, το hostel ή το ξενοδοχείο σας σε πολλές πλατφόρμες (Booking, Airbnb, Expedia, HostelWorld, HotelBeds…), τότε γνωρίζετε πόσος χρόνος απαιτείται για τον συγχρονισμό του ημερολογίου (αλλαγές τιμών και διαθεσιμότητας). Προσθέστε σε αυτό μεγαλύτερο αριθμό καταλυμάτων, αυξημένο αριθμό κρατήσεων και θα καταλήξετε στον ιδανικό συνδυασμό που απαιτεί έναν επιπλέον άνθρωπο (τουλάχιστον έναν) που θα παρακολουθεί τις κρατήσεις σε πραγματικό χρόνο από όλες τις πλατφόρμες, θα συγχρονίζει τις πληροφορίες και ενδεχομένως θα καταχωρεί δεδομένα σε ένα πρόγραμμα όπως το Excel.

Το ανθρώπινο λάθος, η αδυναμία παρακολούθησης όλων των καναλιών όλο το 24ωρο, ένας αργός υπολογιστής και πολλοί άλλοι παράγοντες μπορούν να προκαλέσουν ζημιά στην επιχείρηση. Γι' αυτό, τα παραπάνω συστήματα εμφανίζονται ως λύση. Όταν όλες οι λειτουργίες των συστημάτων είναι σωστά ρυθμισμένες και εναρμονισμένες με την πολιτική του καταλύματος, τότε όλοι οι κίνδυνοι ελαχιστοποιούνται, και το άτομο ή τα άτομα που έπρεπε να παρακολουθούν στενά όλες τις πηγές κρατήσεων και να τις προσαρμόζουν, απαλλάσσονται πλέον από αυτό το βάρος και μπορούν να αφιερώσουν τον χρόνο τους στους επισκέπτες.

Είστε ήδη αρκετά απασχολημένοι. Ο προγραμματισμός πωλήσεων, η επίλυση προβλημάτων στα διαμερίσματα ή τα δωμάτια, η επικοινωνία με τους επισκέπτες, η επικοινωνία με τις αρμόδιες αρχές, με πρακτορεία κ.λπ., απαιτούν από εσάς μεγάλη συγκέντρωση και αρκετό χρόνο. Όταν αυτοματοποιείτε τις διαδικασίες κρατήσεων, μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στη βελτίωση της εμπειρίας των επισκεπτών σας, στη διοργάνωση επιπλέον δραστηριοτήτων στο κατάλυμα, στη διαπραγμάτευση με προμηθευτές, αλλά και να έχετε περισσότερο ελεύθερο χρόνο για τον εαυτό σας.

Ένα καλά οργανωμένο και προσαρμοσμένο σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείου είναι ο συνεργάτης και ο φίλος σας, που θα σας ανταμείψει με εξοικονόμηση χρόνου και αυξημένες κρατήσεις.

ΟΙ ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ ΣΑΣ ΕΧΟΥΝ ΥΨΗΛΕΣ ΠΡΟΣΔΟΚΙΕΣ

Οι μικρές λεπτομέρειες, όπως η διακόσμηση, η διοργάνωση δραστηριοτήτων, η επιπλέον προσοχή, τα άψογα καθαρά διαμερίσματα/δωμάτια, καθώς και η εξαιρετική εξυπηρέτηση, είναι αυτά που θα ενθουσιάσουν τους επισκέπτες σας, θα ολοκληρώσουν τη διαμονή τους και θα τους πείσουν να μείνουν ξανά σε εσάς. Αυτή η διαδικασία ξεκινά από τη στιγμή που ο επισκέπτης θέλει να κλείσει τις διακοπές του:

• Μηχανή κρατήσεων στον ιστότοπό σας θα διευκολύνει τους υποψήφιους επισκέπτες να έχουν πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και θα επιταχύνει τη διαδικασία κράτησης.
• Το δικό σας Ο διαχειριστής καναλιών (channel manager)θα συντονίσει τη διαθεσιμότητα σε όλες τις υπόλοιπες πλατφόρμες όταν ο επισκέπτης κάνει μια κράτηση.
• Το σύστημα διαχείρισης καταλύματος θα δείχνει σε εσάς ή στους υπαλλήλους σας την τρέχουσα κατάσταση του καταλύματος.

Ο επισκέπτης σας έχει πλέον φτάσει, εσείς αξιοποιήσατε τον επιπλέον χρόνο για να οργανώσετε μια ιδιαίτερη έκπληξη γι' αυτόν ή για να εκπαιδεύσετε το προσωπικό σας ώστε να επικοινωνεί με πιο ευχάριστο τρόπο με τους επισκέπτες, και ο επισκέπτης που έφτασε είναι ικανοποιημένος με το πώς έχουν εξελιχθεί όλα μέχρι στιγμής. Η συνέχεια της εμπειρίας του βρίσκεται πλέον στα χέρια σας και ήρθε η ώρα να δείξετε τι σας κάνει να ξεχωρίζετε από τον ανταγωνισμό.

Μην ξεχνάτε να αναζητήσετε ένα σύστημα που ταιριάζει στις ανάγκες σας, που διαθέτει λειτουργίες αντάξιες των σύγχρονων απαιτήσεων της αγοράς και που δεν θα επιβαρύνει υπερβολικά την επιχείρησή σας οικονομικά.