Η επιλογή του σωστό σύστημα διαχείρισης καταλύματος μπορεί να είναι καθοριστικό για μια επιτυχημένη επιχείρηση. Με τόσες πολλές επιλογές διαθέσιμες, μπορεί να γίνει λίγο συγκλονιστικό.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας βοηθήσουμε να πάρετε μια τεκμηριωμένη απόφαση για την επιλογή του κατάλληλου συστήματος.
Ετοιμαστείτε να διαβάσετε τη σύγκριση μεταξύ Cloud PMS και On-site συστημάτων.
Ας ξεκινήσουμε αμέσως.
1. Τι Είναι το Λογισμικό Διαχείρισης Ξενοδοχείου;
Για να είμαστε στην ίδια σελίδα, ας ορίσουμε πρώτα τι είναι το PMS πρώτα.
λογισμικό PMS έχει φέρει επανάσταση στον ξενοδοχειακό κλάδο, αντικαθιστώντας τον παλιομοδίτικο, γεμάτο χαρτιά τρόπο διαχείρισης καταλυμάτων. Χαρακτηριστικά όπως ένα μηχανής κρατήσεων ή channel manager αποτρέπουν ανθρώπινα λάθη όπως οι υπερκρατήσεις.
Δεν βοηθάει μόνο στις λειτουργίες της ρεσεψιόν, όπως τις κρατήσεις ή το check-in και check-out των πελατών. Εξελίσσεται συνεχώς και βοηθάει τους ξενοδόχους να διαχειρίζονται όλες τις πτυχές του καταλύματός τους.
Το λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείου αυτοματοποιεί επίσης τις περισσότερες χειροκίνητες εργασίες και βοηθάει τους υπαλλήλους να εστιάσουν στη δημιουργία μιας εξατομικευμένων εμπειρίας για τους επισκέπτες.
2. Τύποι PMS
Οι δύο κύριοι τύποι λογισμικού διαχείρισης ξενοδοχείου που θα συναντήσετε είναι:
✅Σύστημα διαχείρισης καταλύματος εγκατεστημένο επί τόπου (On-site)
Αυτό το σύστημα ξεχωρίζει στον τρόπο με τον οποίο αποθηκεύει τα δεδομένα. Απαιτείται τοπικός εξυπηρετητής (server) για να λειτουργήσει αυτού του είδους το λογισμικό.
Η συντήρησή του βαρύνει αποκλειστικά το ξενοδοχείο. Εσωτερική τεχνική υποστήριξη IT είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της λειτουργικότητας.
✅PMS βασισμένο στο cloud
Αυτού του είδους το λογισμικό δεν απαιτεί τοπικό server και συνδέεται στο διαδίκτυο. Είναι προσβάσιμο από τις περισσότερες συσκευές εντός του καταλύματος και έχει χαμηλότερο κόστος συντήρησης.
3. 7 Βασικές Διαφορές που Πρέπει να Λάβετε Υπόψη
1. Εγκατάσταση
Εγκατάσταση Συστήματος Cloud
Αυτού του είδους το λογισμικό διαχείρισης εγκαθίσταται μέσω διαδίκτυο και είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή μόλις δημιουργηθεί λογαριασμός. Τα δεδομένα αποθηκεύονται από τον πάροχο, δηλαδή εκτός του ξενοδοχείου.
Η συντήρηση και η ασφάλεια είναι ευθύνη του παρόχου PMS.
Έχετε υπόψη σας ότι μια σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία αυτού του συστήματος.
Εγκατάσταση Επιτόπιου Συστήματος
Δυστυχώς, η διαδικασία εγκατάστασης αυτού του είδους συστήματος είναι λίγο πιο περίπλοκη.
Καταρχάς, πρέπει να εγκατασταθεί χειροκίνητα σε κάθε συσκευή στην οποία θα χρησιμοποιείται. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε έναν διακομιστή που θα βρίσκεται κάπου εντός των εγκαταστάσεων. Μην ξεχνάτε και τους υπόλοιπους διακομιστές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
Η προστασία και η αποθήκευση των δεδομένων γίνεται αποκλειστική ευθύνη του ξενοδοχείου.
2. Τεχνικές Απαιτήσεις και Συντήρηση
Απαιτήσεις Λύσης Βασισμένης στο Cloud
Αυτή εδώ είναι χωρίς κόπο. Ξεχάστε τους διακομιστές και τα αντίγραφα ασφαλείας, όλα φιλοξενούνται από τον πάροχο εδώ.
Το μόνο που θα χρειαζόταν το ξενοδοχείο είναι καλή σύνδεση στο διαδίκτυο και θα ήταν έτοιμο να ξεκινήσει.
Μην το πάρετε όμως κυριολεκτικά. Θα χρειαστείτε έστω ένα ή δύο σταθερούς υπολογιστές στο γραφείο. Το βασικό πλεονέκτημα ενός PMS βασισμένου στο cloud είναι ότι δεν απαιτεί επένδυση σε εξοπλισμό.
Απαιτήσεις Λύσης Εγκατεστημένης Τοπικά
Πολλάπρέπει να φροντιστούν ώστε αυτή η λύση PMS να λειτουργεί σωστά. Ορισμένα από τα απαιτούμενα υλικά είναι:
- Ένας διακομιστής δεδομένων
- Διακομιστές αντιγράφων ασφαλείας
- Το τερματικό διακομιστής (για πρόσβαση από διαφορετικές τοποθεσίες)
- Ένα συμβατό λειτουργικό σύστημα σε όλους τους σταθμούς εργασίας
- Αποκλειστικοί σταθμοί εργασίας για εξωτερικά συστήματα
- Διακομιστές σκληρούς δίσκους
Πράγματι, είναι πολλά. Πέρα από την επένδυση σε τόσο πολύ υλικό (hardware) και την αποθήκευσή του στις εγκαταστάσεις σας, θα χρειαστείτε επίσης εσωτερική τεχνογνωσία πληροφορικής.
3. Ασφάλεια Δεδομένων
Σύμφωνα με την πιο πρόσφατη έκθεση έρευνας του 2024, οι κίνδυνοι κυβερνοασφάλειας βρίσκονται σε ιστορικά υψηλό επίπεδο. Σύμφωνα με την αναφορά, το 14% των επιθέσεων οφειλόταν στην εκμετάλλευση τρωτών σημείων στο στάδιο αρχικής πρόσβασης . Επιπλέον, το 62% των επιθέσεων περιλάμβανε ransomware ή εκβιασμό.
Η ασφάλεια δεδομένων είναι εξαιρετικά σημαντική στον κλάδο της φιλοξενίας, γι' αυτό λάβετε υπόψη αυτόν τον παράγοντα όταν επιλέγετε λογισμικό ξενοδοχείου.
Ασφάλεια Συστήματος PMS στο Cloud
Η προστασία των δεδομένων σας αποτελεί ευθύνη του παρόχου όταν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα βασισμένο στο cloud. Παρ' όλα αυτά, οι υπάλληλοί σας δεν θα πρέπει να κάνουν κλικ σε συνδέσμους από κάποιον Νιγηριανό πρίγκιπα που τους αφήνει κληρονομιά.
Αστεία κατά μέρος, σε αυτού του είδους το λογισμικό εφαρμόζονται ισχυρά μέτρα ασφαλείας που καθιστούν τις παραβιάσεις δεδομένων σχεδόν αδύνατες. Σε πολλά συστήματα cloud, όλα τα δεδομένα φιλοξενούνται σε πολλαπλά κέντρα δεδομένων γεγονός που εξασφαλίζει ότι ακόμα κι αν ένα κέντρο δεδομένων παρουσιάσει βλάβη, υπάρχει αντίγραφο ασφαλείας.
Ασφάλεια Επιτόπιου PMS
Με αυτόν τον τύπο συστήματος, η ασφάλεια αποτελεί ευθύνη του καταλύματος. Ακολουθούν ορισμένα βήματα που μπορεί να ακολουθήσει το κατάλυμα για να διατηρήσει τα δεδομένα του ασφαλή κατά τη χρήση αυτού του συστήματος PMS:
- Εγκατάσταση προγραμμάτων προστασίας από ιούς
- Ασφάλιση ιδιωτικών δικτύων
- Περιορισμός πρόσβασης στους χώρους διακομιστών
- Χειροκίνητες διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων διαδικασίες
- Η εφαρμογή του διακομιστές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και γεννήτριες
Παρόλο που μπορεί να φαίνεται πιο ασφαλές να αποθηκεύετε όλα τα δεδομένα στον δικό σας εξοπλισμό και να θεωρείτε πως όλα είναι εντάξει, αυτό μπορεί να αποτελεί μεγάλο κίνδυνο. Σε περίπτωση πυρκαγιάς ή πλημμύρας, αυτός ο εξοπλισμός μπορεί να υποστεί ζημιά και να μετατραπεί σε εφιάλτη για το ξενοδοχείο σας.
4. Κόστος Επένδυσης
Όταν εξετάζουμε τα λειτουργικά κόστη, θεωρούμε σημαντικό να λαμβάνουμε υπόψη τον χρόνο εκτός από τα χρήματα. Η εξοικονόμηση χρόνου για τη διοίκηση αλλά και για το προσωπικό υποδοχής μπορεί να είναι εξίσου σημαντική με την εξοικονόμηση εξόδων.
Κόστη Συστημάτων Cloud
Το cloud PMS ξενοδοχείων συνήθως χρεώνεται με μηνιαία συνδρομή και ανάλογα με τον αριθμό των δωματίων. Παρόλο που αυτό το κόστος μπορεί να συσσωρευτεί με τον καιρό, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη και άλλα πράγματα στα οποία τα χρήματά σας δεν κατευθύνονται.
Χωρίς εξοπλισμό επί τόπου, δεν υπάρχουν κόστη συντήρησης και ενημέρωσης κόστη. Συνήθως, οι άδειες χρήσης λογισμικού τοπικά εγκατεστημένου λογισμικού μπορεί να είναι δαπανηρές και ενδέχεται να υπάρχουν επιπλέον χρεώσεις αν θέλετε να προσθέσετε περισσότερους σταθμούς εργασίας στο μέλλον. Επιπλέον κόστη ασφαλείας ίσως χρειαστεί να επενδύσετε επίσης για να διατηρήσετε ασφαλή τον χώρο του διακομιστή σας.
Λαμβάνοντας υπόψη τον χρόνο ως το πιο πολύτιμο νόμισμα, το cloud PMS προσφέρει ηρεμία. Χωρίς ατελείωτα καλώδια και τη διαρκή ανάγκη συντήρησης αυτού του συστήματος, το προσωπικό του ξενοδοχείου μπορεί να επικεντρωθεί περισσότερο στο επισκέπτες. Επίσης, δεν χρειάζεται να είστε τεχνολογικός γκουρού για να καταλάβετε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτό το λογισμικό. Όλα τα τεχνικά ζητήματα αναλαμβάνονται από τον προμηθευτή.
Κόστη Τοπικά Εγκατεστημένου Συστήματος
Η πραγματικότητα είναι ότι αυτός ο τύπος συστήματος διαχείρισης ξενοδοχείων δεν είναι σχεδιασμένος για μεσαία ή μικρά ξενοδοχεία. Αυτού του είδους το σύστημα θεωρείται κεφαλαιουχική δαπάνη, οπότε πολλές μονάδες δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά καθόλου.
Μερικές από τις μεγαλύτερες χρεώσεις που θα αντιμετωπίσετε επιλέγοντας αυτόν τον τύπο συστήματος διαχείρισης ξενοδοχείων είναι:
- Λογισμικό άδεια χρήσης
- Ετήσιο συντήρηση χρεώσεις
- Εξοπλισμός και Κόστος IT
Αυτός ο τύπος λογισμικού ενδέχεται να απαιτεί περισσότερη προσπάθεια και τον χρόνο αφιερωμένη στη συντήρηση και την εκμάθηση του συστήματος.
6. Ευκολία Ενσωμάτωσης
Ίσως χρειαστείτε και άλλα προγράμματα, όπως συστήματα POS ή λογιστικό λογισμικό, για να λειτουργεί το κατάλυμά σας. Το να είναι ενσωματωμένα με τη λύση διαχείρισης ξενοδοχείου σας είναι απαραίτητο για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας.
Ενσωμάτωση Συστήματος Διαχείρισης Ακινήτου βασισμένου στο Cloud
Αυτή είναι συνήθως η ευκολότερη λύση. Ενώ πολλά συστήματα έρχονται ήδη ενσωματωμένα με άλλες συνεργαζόμενες λύσεις λογισμικού, η ενσωμάτωση είναι αρκετά απρόσκοπτη. Χάρη στα ανοιχτά APIs και τα κοινά πρότυπα του Web, το λογισμικό cloud ενσωματώνεται εύκολα με εξωτερικές λύσεις.
Ενσωμάτωση Συστήματος Διαχείρισης Ακινήτου Επιτόπιας Εγκατάστασης
Παρόλο που οι λύσεις PMS επιτόπιας εγκατάστασης επιτρέπουν την ενσωμάτωση με άλλα προγράμματα, αυτή η διαδικασία είναι πολύ περίπλοκη. Συνήθως απαιτεί χειροκίνητη τεχνική εργασία καθώς και πρόσθετο εξοπλισμό.
💡Στο επίκεντρο
Όσον αφορά την ενσωμάτωση, βάζουμε στο επίκεντρο Συγχρονισμός OTA λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων που βασίζεται στο cloud και έχει συνεργαστεί με πολλά εξωτερικά λογισμικά και προσφέρει εύκολες και γρήγορες ενσωματώσεις με νέες εξωτερικές λύσεις.
6. Προσβασιμότητα Και Κινητικότητα Συστήματος
Προσβασιμότητα Λογισμικού PMS Βασισμένου στο Cloud
Επειδή αυτό το σύστημα λειτουργεί online, είναι προσβάσιμο μέσω μιας ασφαλούς σύνδεσης από οποιαδήποτε κινητή συσκευή, από οπουδήποτε. Το μόνο που χρειάζεται είναι μια καλή σύνδεση WiFi . Η λύση cloud είναι ξεκάθαρα ο νικητής όσον αφορά την προσβασιμότητα, κάτι που κανένα σύγχρονο επιτόπιο PMS δεν μπορεί να ισοφαρίσει.
Προσβασιμότητα Λογισμικού PMS Εγκατεστημένου Επιτόπου
Παρόλο που είναι δυνατή η απομακρυσμένη πρόσβαση στο σύστημα με αυτού του είδους τη λύση, και πάλι δεν είναι το ίδιο εύκολο. Αυτή η πολυτέλεια θα απαιτούσε επιπλέον τεχνική διαμόρφωση και θα εξαρτιόταν επίσης από το φόρτο εργασίας του διακομιστή. Δυστυχώς, εδώ είναι ο σαφής χαμένος.
7. Ενημερώσεις Και Αναβαθμίσεις
Αναβαθμίσεις Cloud Λογισμικού Διαχείρισης Ακινήτων
Αυτός ο τύπος PMS ξενοδοχείου προσφέρει ενημερώσεις που είναι συνήθως δωρεάν και εγκαθίστανται εύκολα. Αυτό σημαίνει ότι το λογισμικό είναι πάντα ενημερωμένο. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι αυτό δεν απαιτεί καμία τεχνική γνώση από τους ξενοδόχους ούτε επιπλέον εξοπλισμό.
Αναβαθμίσεις Συστημάτων Διαχείρισης Ξενοδοχείων Εγκατεστημένων Τοπικά
Το μεγαλύτερο μειονέκτημα της αναβάθμισης ενός τοπικά εγκατεστημένου PMS είναι ότι μπορεί να αποδειχθεί αρκετά δαπανηρή. Οι ενημερώσεις λογισμικού μπορεί επίσης να συνεπάγονται αναβαθμίσεις εξοπλισμού.
4. Συνοψίζοντας
Η επιλογή της κατάλληλης λύσης για την ομαλή λειτουργία των ξενοδοχειακών δραστηριοτήτων απαιτεί πολλούς παράγοντες να ληφθούν υπόψη. Με βάση αυτή τη σύγκριση, ο σαφής νικητής είναι το cloud-based σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείων.
Μειώνοντας το κόστος και προσφέροντας περισσότερη ευελιξία και και προσβασιμότητα, το cloud-based PMS ξενοδοχείων είναι μια σύγχρονη λύση που γίνεται όλο και πιο διαδεδομένη στον κλάδο της φιλοξενίας. Παρόλο που και τα δύο έχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, το τοπικά εγκατεστημένο και το cloud PMS διαφέρουν σαφώς ως προς τις απόδοσης και συντήρηση ανάγκες που καλύπτουν.
Η εξοικονόμηση χρόνου είναι επίσης ένας σημαντικός παράγοντας όπου τα cloud συστήματα υπερτερούν, κάτι απαραίτητο για τη λειτουργία μιας επιτυχημένης ξενοδοχειακής επιχείρησης.
5. Πώς Μπορεί να Βοηθήσει το OTA Sync
Το OTA Sync είναι μια all-in-one cloud-based λύση λογισμικού για τη διαχείριση ξενοδοχείων και διαμερισμάτων. Χάρη στην τεχνολογία cloud, το κόστος είναι μειώνεται δραστικά, οι καθημερινές εργασίες αυτοματοποιούνται, και τα συνολικά αποδοτικότητα και έσοδα του καταλύματος αυξάνονται.
Συγχρονισμός OTA λογισμικό είναι κατάλληλο για μικρά και μεσαία ξενοδοχεία, boutique ξενοδοχεία, hostels, guesthouses και διαμερίσματα. Η εταιρεία διαθέτει πάνω από 2.000 ικανοποιημένους χρήστες σε 17 χώρες σε όλο τον κόσμο.
Υπάρχουν τέσσερις ολοκληρωμένες λύσεις για τη διαχείριση ξενοδοχείων και διαμερισμάτων:
- Σύστημα Διαχείρισης Ξενοδοχείου & Εφαρμογή για κινητά
- Μηχανή Κρατήσεων
- Channel Manager
- Εφαρμογή εμπειρίας επισκεπτών
Για δωρεάν δοκιμή, κάντε κλικ εδώ.
Ελληνικά
English
Deutsch
Français
Hrvatski
Srpski
Crnogorski
Italiano
Español
简体中文
Magyar
Português
Română
Русский
Shqip
Nederlands
العربية
Български